Domaine professionnel :
Direction fonctionnelle :
Direction des Finances
Fonction : Responsable de la gestion administrative des patients (GAP)
Position dans la structure :
- liaisons hiérarchiques Directeur des Finances Directeur de l’établissement
- liaisons fonctionnelles Autres directions fonctionnelles, DIM Services de soins Partenaires externes : CPAM ; Trésor Public ; collègues GHT et IDF ; éditeur Dédalus Missions générales : L’attaché d’administration a la charge d’organiser l’accueil des usagers et la prise en charge administrative des séjours hospitaliers et des actes et consultations externes en vue d’une facturation de qualité. Il veille à la bonne application de la réglementation dans le domaine de l’Admission et de la Facturation des soins aux patients et assure le pilotage technique de la GAP. L’attaché d’administration s’engage dans une démarche proactive d’amélioration de la qualité de la facturation et du développement des recettes.
Missions permanentes : L’attaché d’administration à la Gestion administrative des Patients a pour mission de :
1/ manager les équipes des admissions, des urgences administratives, de la gestion-facturation et du contentieux. Il encadre un service de 42 agents et trois adjoints des cadres.
Avec les adjoints des cadres, il définit et met en œuvre l’organisation du service, il veille à la bonne répartition et application des tâches au sein de l’équipe. Il veille particulièrement à la mise à niveau de son équipe dans le cadre des évolutions technologiques des logiciels de facturation.
2/ Assurer la bonne organisation de la chaine accueil / facturation et l’exhaustivité de la facturation Veiller à la qualité de l’accueil des usagers et à la qualité et l’exhaustivité des informations recueillies pour une bonne facturation ; Assurer l’efficience des parcours patients et l’exhaustivité de la saisie des actes en lien avec les services cliniques
Accompagner les projets institutionnels et notamment l’ouverture des nouvelles extensions en 2021 sur la chaine accueil / facturation. Il contribue au déploiement des projets : FIDES Séjour, fluidification du parcours patient, ROC,
3/ Assurer une veille réglementaire (suivre et mettre en œuvre les évolutions législatives et réglementaires en matière de facturation) ainsi qu’une veille juridique sur les nomenclatures utilisées en collaboration avec le DIM et les services concernés.
4/ Assurer le suivi comptable de la facturation des recettes patients et mutuelles :
Participer à la prévision et au suivi des recettes de facturation patients et mutuelles en lien avec la cellule budget de la DAF ;
Assurer la clôture des comptes pour la facturation patients et mutuelles ;
En collaboration avec les finances, il analyse les données d’activité et de facturation afin d’identifier et de mettre en œuvre les pistes d’optimisation des recettes en lien avec l’ensemble des services.
Il assure les suivis de la facturation, et un contrôle régulier de de la qualité et de l’exhaustivité des dossiers d’ACE et d’hospitalisation. Il encadre la réalisation du contrôle interne et fournit les documents pour les commissaires aux comptes en vue de la certification des comptes.
Il est un interlocuteur des CAC dans son domaine. Il suit les contrôles, leur formalisation et leur documentation (Rédaction et actualisation des procédures de travail)
5/ Veiller, en étroite collaboration avec le service du DIM en charge de l’information médicale, à mettre en œuvre les procédures d’identito-vigilance définies par le groupe identito-vigilance.
Il met également en place le planning de facturation des hospitalisations.
6/ Etre le référent de l’application informatique de Gestion Administrative du Patient, et superviser le paramétrage des applicatifs informatiques et les tests des nouvelles versions en encadrant le responsable du paramétrage métier.
L’attaché d’administration de la GAP réalise des requêtes et des extractions de données en vue d’analyse et de suivi.
7/ Suivre l’effectivité du recouvrement en lien avec le Trésor Public et mettre en œuvre des actions d’amélioration: Assurer le suivi des dossiers complexes en lien avec les assistantes sociales afin d’obtenir les prises en charge ;
Sécuriser les encaissements en régie ;
Suivre particulièrement le processus de facturation / recouvrement en lien avec la CPAM.
Missions spécifiques :
- Participer aux signatures des certificats administratifs d’hospitalisation sans consentement des patients en psychiatrie
- Participer au projet managérial
La Direction des Finances est la direction garante des états financiers de l’hôpital.
* Elle veille au respect ainsi qu’à l’application de la réglementation comptable et établit les documents comptables
* Elle contrôle l’utilisation des ressources de l’établissement
* Elle détermine l’impact financier des décisions politiques
* Elle contribue à l’émission des recettes de titres 2 et 3
* Elle est l’interlocuteur principal de la certification des comptes
* Elle accompagne les directions fonctionnelles sur l’utilisation, le paramétrage… des outils GEF et GAP.
La direction des finances et la gestion administrative des patients (GAP) représentent 49 ETP à la fin 2022, plus 1 directeur, 3 attachés et 3 adjoints des cadres rémunérés.