Descriptif:

Personne ressource au sein de la Direction des Affaires Médicales (DAM), pour :

- Accueil physique et téléphonique de la DAM

- Gestion d'agendas, organisation de réunions et de conférences

- Gestion des courriers et dossiers de la DAM

- Suivi et gestion de dossier transversaux (DPC : formation continue, ordres de missions, changement de gardes...)

- En binôme avec l'autre assistante, réalisation et suivi des activités accessoires....

Secrétariat :

- Accueil physique

- Accueil téléphonique (réponse et filtrage téléphonique)

- Gestion des RV et organisation des réunions/conférences

- Préparation des dossiers quotidiens

- Gestion du courrier quotidien (en alternance)

- Gestion de la boîte mail collective de la Direction en binôme avec la collègue (en alternance), réponse et/ou transmission des messages

- Rédaction des courriers, notes, comptes rendus, diaporamas...

- Classement des courriers et documents (chrono, dossiers direction, dossiers agents)

- Soutien à l'équipe dans la gestion de différents dossiers (saisi des congés, édition des attestations, création des dossiers adm dans le logiciel RH...)

Dossiers transversaux :

Gestion financière de la formation médicale continue

- Préparation des dossiers et participation à des réunions de la sous-commission de formation continue

- contact avec les organismes de formation y compris avec le Centre de Formation des Professionnels de Santé et l'Université d'Angers pour les formations

- suivi du budget de formation

- instruction des demandes de remboursement pour la commission

- suivi des remboursements des frais engagés par les médecins

- gestion des inscriptions aux formations institutionnelles

Permanence des soins

- Tenir à jour la liste des praticiens qui participent au front de garde extérieur (fréquence bi -annuelle)

- Gérer les changements de garde des Internes des urgences et de « BIP »

- Gestion des gardes des médecins seniors (préparation pour mise en paiement) en lien avec la gestionnaire des gardes (fréquence 1 mois sur deux) et ponctuellement des gardes des internes

- Rappel des internes en cas de changement de garde

Intranet DAM :

- Mise à jour de l'INTRANET (onglet DAM)

Relations professionnelles les plus fréquentes:

-          Directeur et directrice adjointe des affaires médicales, attaché d'administration hospitalière

-          Ensemble des gestionnaires de la Direction des Affaires Médicales

-     Direction générale et Services supports (Finances, services numériques, Communication, Ressources humaines, contrôle de gestion activité)

-          Personnels médicaux, tous statuts confondus

-     Interlocuteurs extérieurs potentiels, en lien avec la Directrice et la Directrice adjointe des affaires médicales et de la recherche : Agence Régionale de Santé; Ministère de la Santé; Conférence des DAM de CHU