Assistante(e) de la Direction des soins chargé(e) de la cellule de remplacement

Centre D'accueil Et De Soins Hospitalier

  • 403 Avenue de la République, 92000 Nanterre, Ile de France FR
  • CDI
  • 09/09/2024

L'établissement

Situé à 10min de la Défense, le Centre d’Accueil et de Soins Hospitaliers de Nanterre est un établissement public unique par sa double vocation sanitaire et sociale. Il dispose d’un pôle hospitalier (450 lits et places) tourné vers la ville, d’un pôle de médecine sociale (454 lits et places) assurant une mission d’hébergement et de soins des personnes âgées et d’un pôle de formation et de recherche. Il exerce un rôle important dans le Nord des Hauts-de-Seine, fort d’un service d’urgences 24h/24h et 32802 passages en 2018, de nombreuses spécialités médicales (cardiologie, médecine interne, gastro-entérologie, maladies infectieuses, diabétologie, psychiatrie, gériatrie aigüe, addictologie…), d’une maternité de niveau 1 spécialisée dans les accouchements physiologiques de 25 lits et 1369 naissances en 2018, de services de santé publique (CSAPA, Centre de lutte anti-tuberculose…).  
 
Depuis le 1er janvier 2019, une direction commune est mise en place entre le CASH et l’EPS de Roger Prévot. Les établissements sont engagés dans un projet de regroupement des activités de santé mentale sur un même site. Un ambitieux projet stratégique et architectural ouvrira le nouveau site sur la ville et vise à renforcer son attractivité et son ancrage sur le territoire à l’horizon 2022-2023.
 

Le poste

Missions générales :
L’assistant(e) de la direction des soins a pour missions principales de :
    - traiter les demandes de remplacement envoyées par l’encadrement
    - assurer la gestion du personnel paramédical remplaçant (intérimaire, vacataire)
    - réaliser des tableaux et présentations analytiques des remplacements

Activités spécifiques :
* Gestion des ressources humaines (en interne) :
     - Valide/modifie les profils agents et compétences sur Hublo
 
* Gestion des ressources humaines (en externe) :
    - Assure le suivi des dossiers de vacataires (création du dossier, compilation des documents administratifs…) jusqu’à l’enregistrement par la direction des ressources humaines
    - Gère le fichier des vacataires (actualisation, mise à jour des disponibilités…)
    - Enregistre les candidatures de vacataires externes dans un fichier spécifique prévu à cet effet
    - Assure le suivi des dossiers des vacataires jusqu’à l’envoi de ces derniers à la direction des ressources humaines
    - Assure l’interface avec les agences de travail temporaire après validation de la demande par le cadre de santé rattaché à la direction des ressources humaines, le Coordonnateur général des soins ou son adjoint
    - Valide/modifie les profils agents et compétences sur Hublo
 
* Gestion des remplacements :
    - Saisit les demandes de remplacement dans le fichier Excel et les publie selon la procédure prévue à cet effet (Hublo , en intérim, etc…)
    - Choisit les remplaçants et les inscrits dans le tableau Excel prévu à cet effet
    - Alerte le cadre de santé rattaché à la direction des soins, le Coordonnateur général des soins
   ou son adjoint en cas de mission non pourvue à J-2
 
* Gestion financière :
     - Signe électroniquement, par délégation du coordonnateur général des soins, les contrats de mise à disposition des intérimaires sur les différentes plateforme
    - Imprime les factures liées à l’intervention d’agents placés en mission de travail temporaire
    - Vérifie l’effectivité du service fait (adéquation entre les Relevés d’Heures (RH) réceptionnés après 
      chaque mission / factures)
    - Met à la signature du directeur des soins les factures
    - Transmet les factures signées, associées aux bons de mission, à la direction des ressources humaines
    - Assure un suivi mensuel financier des dépenses
 
Activité occasionnelle :
 * Secrétariat (en l’absence de l’assistante de la direction des soins en charge du secrétariat) :
    - Traite et met en forme les documents, rapports et courriers
    - Réceptionne, traite et oriente les appels et messages téléphoniques
    - Organise l’agenda du Coordonnateur général des soins et de son adjoint (prise de rendez-vous, réservation des salles de réunion…)
    - Réalise un accueil physique des personnes se présentant à la direction des soins et répond à leurs demandes.
 

CONDITIONS ET HORAIRES DE TRAVAIL

 Localisation :
CASH Nanterre – 403 avenue de la République – 92014 Nanterre Cedex
 
Horaires :
08h30 – 16h30 ou 09h00 – 17h00 du lundi au vendredi

Le profil

CAPACITES 
Personnelles :
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité relationnelle
- Capacité à gérer son stress
- Capacité à se remettre en question
- Méthode, rigueur
- Adaptabilité, esprit critique
 
Professionnelles :
- Connaissances des outils de bureautique
- Maitrise des technologies de communication et d’information
- Capacité d’organisation
- Faire preuve de discrétion et de distance professionnelle
- Respecter le secret professionnel

QUALIFICATIONS ET QUALITES REQUISES

Conditions et/ou qualifications requises :
- Niveau BAC+2
- Expérience de secrétariat au sein d’une direction fonctionnelle
- Connaissance de l’organisation hospitalière
 
Possibilité d’évolution professionnelle :
- Formation continue
- Assistante médico-administrative