SECRETAIRE MEDICO-ADMINISTRATIF H/F

Maison Hospitaliere

  • ., 95000 Cergy, Ile de France
  • CDI
  • 10/11/2020

L'établissement

Présentation de l’association

Les Ailes Déployées anciennement la Société Parisienne d’Aide à la Santé Mentale est une association créée en 1959. Elle a pour but de favoriser le développement de la santé mentale et notamment des soins appropriés auprès des sujets présentant des troubles mentaux ou psychiques.

Elle étudie, met en place et évalue tous les moyens aptes à prévenir les troubles mentaux ou psychiques et les processus d’exclusion qui peuvent en dépendre, et tous les moyens favorisant la réadaptation, la réhabilitation et l’insertion sociale auprès de ces mêmes sujets et de leur entourage, y compris la formation.

Elle se donne les moyens tant financiers, mobiliers, qu’immobiliers pour réaliser son objet social et possède aujourd’hui des établissements dans le sanitaire et dans le médico-social.

Elle a ouvert en juillet 2011 un établissement innovant de 86 lits et 25 places situé à Cergy le Haut (95), les Maisons Hospitalières. Afin de répondre au mieux à ce projet, un travail de coordination s’avère indispensable dès la période de préadmission avec l’ensemble des partenaires et jusqu’à l’issue du séjour.

Le poste

SECRETAIRE MEDICO-ADMINISTRATIF H/F

Mission globale

Sous la responsabilité de l’encadrante de l’unité de soins, assurer le secrétariat administratif et médical de l’unité de soins du site Maisons Hospitalières en bonne coordination avec la coordinatrice du pôle secrétariat médical et le RAF de la structure.

Principales Activités

Assurer le secrétariat administratif et médical :

  • Accueil des patients (accueil physique et téléphonique)

·Gestion des hospitalisations : prises en charge ; enregistrement et suivi des admissions sur informatique ;

·Gestion du mouvement des patients (présences, entrées, sorties). Ce travail s'effectue en coordination avec l’encadrante de l’unité de soins et la coordinatrice du pôle secrétariat médical. 

·Admissions : accueil du patient à son arrivé avec remise du livret d’accueil et s’assurer que son dossier administratif est complet.

  • Traitement des courriers, dossiers et documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion, archivage)
  • Participation aux réunions d’équipe :
  • Mise en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux, cliniques et institutionnelles
  • Archivage des dossiers médicaux
  • Participation aux synthèses et rédaction des comptes rendus de réunions (activités et autres)
  • Participe à la permanence téléphonique de l’unité de soins à l’heure du déjeuner
  • Suivi, transmission des demandes d’admission au médecin responsable de l’unité de soins et/ou le médecin chef du site Maisons Hospitalières
  • Saisie des données dans le Dossier Patient Informatisé (DPI Cotexte)
  • Faire le rapprochement entre RIMP Cortexte et la facturation
  • Gestion des stocks de fournitures (inventaire, commande.)
  • Participer au rapport d’activité mensuel et annuel du service.

Assurer la facturation mensuelle :

  • Suivi des renouvellement d’ALD 30
  • Facturations de l’unité de soins
  • En cas d’absences de la technicienne administrative, relances mails et téléphoniques auprès des organismes payeurs (CPAM/Mutuelle)

En tant que secrétaire médico-administratif(ve) vous faite partie d’un pôle qui est coordonnée par une assistante médicale. Elle s’assure d’organiser la continuité des admissions de l’unité de soins.

Cette définition des fonctions ne saurait être considérée comme exhaustive.

Liens hiérarchiques / Liens fonctionnels

Unité - Service :                         Médicale

Responsable hiérarchique :   Encadrante de l’unité

Conditions de travail

Lieu de travail :        Maison Hospitalière 1 place des Pinets 95800 CERGY LE HAUT

Temps de travail :    Temps plein

Rémunération :         Selon la convention FEHAP

Principaux risques liés au poste de travail

Travail sur écran

Le profil

Diplôme requis, compétences requises et exigences règlementaires

Formation – Expérience :

Diplôme de secrétariat médical - niveau Bac + 2

Savoir-Faire :              

  • Maitriser les outils bureautiques
  • Bonne pratique de l’outil informatique permettant une adaptation rapide avec les logiciels CEGI et CORTEXTE
  • Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques internes et externes
  • Renseigner les interlocuteurs
  • Prendre des notes et dactylographier rapidement
  • S’exprimer clairement vis-à-vis des interlocuteurs divers et variés
  • Apporter une réponse adaptée aux diverses situations rencontrées
  • Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
  • Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires
  • Rédiger de façon synthétique les comptes rendus de réunion
  • Participer au recueil des données afin d’établir les rapports d’activité

Savoir-Etre :               

  • Ecoute
  • Empathie
  • Distance relationnelle adaptée
  • Rigueur
  • Organisation
  • Bon relationnel
  • Discrétion