SECRETAIRE H/F DIRECTION DES SOINS

Ghu Paris Psychiatrie & Neurosciences

  • 1 rue Cabanis, 75014 Paris, Ile de France
  • CDI
  • 31/07/2020

L'établissement

Ghu Paris Psychiatrie & Neurosciences recrute

 

Le poste

secrétaire H/F

DIRECTION DES SOINS

Présentation du service et de l’équipe

La Direction des soins comprend trois directeurs des soins, sept cadres supérieurs de santé, une assistante de direction et 2 secrétaires.

Les missions de la direction des soins sont essentiellement les organisations de soins, la qualité des soins et le pilotage de projet divers.

Horaires

Quotité de travail

Amplitude horaire de 7h30 entre 8h30 et 18h00

100%

 

MISSIONS DU POSTE

Définition de la fonction

Sous la responsabilité de l’assistante de direction :

Organiser la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi de dossiers

Organiser la gestion logistique : réunions, déplacements professionnels…

Activités permanentes

Accueil des personnes

Gestion des stocks des consommables de la direction des soins (saisie, suivi, contrôle, commandes)

Organisations de réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées

Prise de note, frappe et mise en forme des documents

Prise de rendez-vous/gestion des agendas

Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Participation à la gestion de l’absentéisme : gestion des vacataires et de la sollicitation de l’intérim en lien étroit avec l’équipe de la direction des soins.

Création et suivi de tableaux de bord.

Contraintes du poste

Multiplicité des tâches

 

RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU POSTE

Développement de troubles musculo-squelettiques (TMS) de par l’intensité du travail sur écran

Le profil

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE

Formations, Diplômes et/ou qualifications requises

Niveau BAC

Savoir-faire

Accueillir et orienter des personnes
Utiliser les outils bureautiques (connaissances opérationnelles)
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage ;
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Faire preuve de rigueur, d’organisation, de méthode et de disponibilité ;
Travailler en équipe pluridisciplinaire en se situant dans son champ de compétences.

Savoir être

Faire preuve d’impartialité, d’objectivité et de discrétion ;
Capacité d’écoute, de diplomatie et d’ouverture ;
Capacité d’évaluation, de transmission, de coordination et de mise en lien des différents professionnels ;
Capacité à gérer ses émotions et son stress.

Obligations professionnelles

Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement ;
Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d’hygiène en vigueur, laïcité, neutralité ;
Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions ;
Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité ;
Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.