Assistant de direction pôle Direction générale H.F

Les Hôpitaux De Saint-maurice

  • 12-14 Rue Du Val D'osne, 94410 Saint-Maurice, Ile de France
  • CDI
  • 14/05/2022

L'établissement

 

Idéalement situés aux portes de Paris en bordure du bois de Vincennes dans un cadre historique et verdoyant, les Hôpitaux de Saint-Maurice (HSM) – établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire 94 Nord - sont dédiés aux soins de suite et réadaptation adulte et enfant (filières neurologie, locomoteur et gériatrie), à la prise en charge en psychiatrie et pédopsychiatrie, à la gynécologie/ obstétrique/ néonatologie et au traitement de l’insuffisance rénale chronique. Ils emploient environ 2412 agents (dont 246 personnels médicaux).

Le site hospitalier basé à Saint-Maurice dispose également de structures extra-hospitalières sur les 1er, 2e, 3e, 4e, 11e et 12e arrondissements de Paris ainsi que dans 16 villes du Val-de-Marne.

L’établissement est aisément accessible : Bus 111-77-325-24 - Métro Ligne 8 Charenton-Ecoles -  A4 sortie Saint-Maurice – parking réservé aux agents.

Les HSM sont un hôpital à taille humaine engagé dans une dynamique collective : des projets innovants pour nos patients, un plateau technique spécialisé SSR performant, des équipes pluridisciplinaires, de nombreux groupes de travail transversaux, une attention particulière à la formation et à l’accueil des professionnels avec un tutorat infirmier, participation à de nombreux événements professionnels (colloques, conférences, séminaires…) et aux actions de prévention (semaine de la sécurité du patient, semaine du rein, SISM…), développement des actions d’enseignement, de recherche et de publications scientifiques

Pourquoi venir travailler aux Hôpitaux de Saint-Maurice ?

Les Hôpitaux de Saint-Maurice s'investissent dans le maintien et le développement des compétences de leurs professionnels, avec la mise à disposition chaque année d'un important calendrier de formations, l'accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels.

Une attention réelle est portée à la qualité de vie au travail : association sportive et équipements sportifs, commission de gestion des postes aménagés, dispositif d’accompagnement psychologique, prévention des risques professionnels, vie hospitalière rythmée par de nombreux événements conviviaux, culturels et sportifs.

Les HSM permettent d’accéder à la fonction publique hospitalière rapidement (politique de concours, mise en stage et concours promotionnels), bénéfice des revalorisations salariales des accords Ségur ; un recrutement direct en CDI est également possible pour certains métiers.

Les HSM offrent également des avantages sociaux à leur personnel : self à tarif subventionné, arbre de Noël, crèche hospitalière avec des horaires adaptés aux hospitaliers (150 berceaux), tickets restaurant pour les structures extra-hospitalières, et les prestations du CGOS (spectacles, vacances, sport, prestations diverses...).

En matière de logement, l’établissement est réservataire d’un parc de logements sociaux et a également accès à des logements intermédiaires pour ses agents. Depuis cette année, il propose également une solution de « co-living » à tarif modéré située à Saint-Maurice et destinée aux jeunes professionnels ainsi qu’aux agents en mobilité géographique.

Le poste

Vous êtes adjoint des cadres hospitaliers, adjoint administratif ou assistant médico-administratif, un poste d’assistant(e) de direction est vacant au sein de la direction générale des Hôpitaux de Saint-Maurice - Directrice : Madame Axelle FRUCTUS.

 

Définition du poste :

La Direction des Affaires Générales et Juridiques et le service Communication de la Direction Générale recrute un/une assistant(e) afin de traiter et d’organiser l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes de la direction.

Assurer le secrétariat et le suivi de dossiers de la Direction des Affaires Générales et Juridiques et du service Communication de la Direction Générale de l’établissement.

 

Missions permanentes déclinées en activités :

 

Assurer le secrétariat de la Direction Générale de l’établissement

  • En cas d’absence de l’assistante de direction de la Directrice Générale :
    • Assurer la suppléance et la continuité du secrétariat de direction
    • Gestion de l’agenda de la Directrice Générale de l’établissement
    • Organisation des réunions et des rendez-vous de la Directrice Générale de l’établissement
    • Préparation des dossiers en amont des réunions de la Directrice Générale de l’établissement
    • Gestion des parapheurs soumis à la signature de la Directrice Générale de l’établissement (relecture…)
    • Accueil physique des rendez-vous de la Directrice Générale de l’établissement
    • Traitement de la boîte mail direction : tri, impression, transferts, réponses…
    • Diffusion et mise à jour du planning des gardes et astreintes à intégrer dans la mallette de garde
    • Gestion administrative du bureau du comité stratégique et du comité stratégique (envoi des ordres du jour, récupération des documents pour les instances, PV…), en lien avec l’Attachée d’Administration Hospitalière de la Direction des Affaires générales
  • Gestion des réunions de la chargée de mission de la Direction Générale (programmation sur les agendas, impressions des dossiers…)
  • Aide à la mise en forme des documents institutionnels de la chargée de mission (appels à projets, rapport ARS…)
  • Gestion des appels téléphoniques entrants
  • Accueil physique des agents (gestion des parapheurs, demandes diverses…)
  • Assurer la gestion des fournitures (fournitures de bureau et alimentaires)
  • Gestion des réservations de salles au quotidien : traitement des demandes, remise de clés, gestion des demandes de prestations d’accueil (eau, café…), photocopies
  • Gestion du planning de réservation des salles
  • Classement
  • Traitement du courrier
  • Lien avec le CH les Murets : réponses à diverses demandes, impression de document pour signature…

 

Assurer le secrétariat de la Direction des Affaires Générales et Juridiques 

  • Réception, traitement, orientation des appels et courriels
  • Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda / planning (électronique)
  • Préparation et organisation de réunions
  • Préparation des dossiers en amont des réunions de la Directrice adjointe en charge des Affaires Générales et Juridiques
  • Traitement, enregistrement, mise en forme et envoi des courriers
  • Publications des décisions, notes d’information
  • Gestion administrative des instances de l’établissement et du GHT : Directoire, Conseil de surveillance, CTEL, CTDS (envoi des ordres du jour, récupération des documents pour les instances, lien avec les secrétariats des autres instances…), en lien avec l’Attachée d’Administration Hospitalière de la Direction des Affaires générales
  • Réalisation des PV des instances

 

Assurer le secrétariat du service Communication

- Diffusions d'informations sur différents supports (publipostages, emailings, sites intranet, site internet, réseaux sociaux, affichage)

 

- Evénementiel : gestion d'événements en autonomie ou en relai d'autres membres de l'équipe com

  • Coordination logistique
  • Préparation et diffusion des documents 
  • Gestion d'inscriptions
  • Signalétique provisoire
  • Prises d'images (ponctuellement)

 

- Rédaction et mise en page

  • Participation à la réalisation du journal interne et de newsletters (secrétariat de rédaction, récupération de textes et d'images, rédaction/réécriture d'articles, préparation de la page agenda, relectures...)
  • Mise en page de documents (Word, Power Point, Canva)
  • Gestion des demandes de papeterie comme les cartes de visites

 

- Mise à jour d'outils en continu

  • Annuaire/Organigramme intranet (en continu + organisation d'une relecture par les services 1 fois par an)
  • Annuaires externes (Psycom, FHF, Politi, PEPS...)
  • Liste de diffusion papier interne, Liste des personnalités extérieures, Liste des partenaires/adresseurs (Excel)
  • Agenda des événements sur internet et intranet
  • Contribution à la mise à jour du site internet

 

Spécificités du poste et conditions de travail :

  • Horaires de travail : à déterminer – amplitude horaire de 8 h 30 à 17 h 30 – temps plein
  • Travail soutenu sur écran.

 

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

*Voir les fiches métiers dans le répertoire des métiers

Le profil

Compétences requises :

Connaissances particulières : Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint …)

Savoir-faire techniques / relationnels :

  • Maîtrise des outils bureautiques (gestion de fichiers)
  • Qualité rédactionnelle (maîtrise de l’orthographe, syntaxe)
  • Techniques de secrétariat (classement, archivage)
  • Usage des outils de communication (intranet)
  • Capacité relationnelle – techniques d’accueil
  • Travail en équipe

 

Qualités et aptitudes :

  • Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, courtoisie
  • Sens de l’organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle
  • Capacité d’adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d’urgence, résistance au stress
  • Capacité d’autonomie : sens de l’initiative, anticipation
  • Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion
  • Esprit d’équipe, polyvalence
  • Ponctualité, disponibilité

 

Profil recherché :

Formation : BTS Assistante de direction / Formation secrétaire médicale / BAC + 2 minimum

Expérience : Expérience significative dans un secrétariat de direction – Connaissance du milieu hospitalier appréciée