Agent administratif au Bureau des remplacements h/f

Site Henri Mondor

  • 51 avenue du Maréchal de Lattre de Tassigny, 94000 Créteil, Ile de France
  • CDI
  • 21/09/2022

L'établissement

ETABLISSEMENT : Henri Mondor                                                                      51 Avenue du Maréchal de Lattre de Tassigny 94010 Créteil cedex

 

STRUCTURE

Le Groupe Hospitalier est constitué de cinq établissements au Sud Est de Paris: Henri Mondor, Albert Chenevier, Emile Roux, Dupuytren et Georges Clemenceau. Les Hôpitaux Universitaires Henri Mondor sont structurés en 8 Départements Médicaux Universitaires (DMU) :

  • DMU Biologie Pathologie
  • DMU Fonction Image et Interventionnel Thérapeutique
  • DMU SAPHIRE : Santé Publique VigilAnces Pharmacie Information médicale Recherche
  • DMU CARE : Chirurgie Anesthésie Réanimations Chirurgicales
  • DMU Médecine
  • DMU Cancer
  • DMU IMPACT (Psychiatrie – Addictologie)
  • DMU Gériatrie

 

LA DIRECTION DES SOINS ET DES ACTIVITES PARAMEDICALES (DSAP)

La Direction des soins et des Activités paramédicales (DSAP) impulse et pilote la politique du Groupe Hospitalier pour les soins et les activités paramédicales. En liaison avec la Direction des Ressources Humaines, elle définit la politique de recrutement, de gestion des personnels paramédicaux et travaille à l’attractivité et à la fidélisation des professionnels paramédicaux. Elle participe à l’amélioration continue de la qualité des soins et de la prévention des risques dans le domaine paramédical.

 

LE BUREAU DES REMPLACEMENTS

Le bureau des remplacements assure la gestion quotidienne des remplacements du personnel paramédical des sites Albert CHENEVIER et Henri MONDOR. Des moyens de remplacement sont mis à disposition via l’Equipe de suppléance composée d’infirmiers et d’aides-soignants. Il assure également la gestion des demandes de remplacements externe (personnel intérimaire et recours aux vacataires).


COMPOSITION DE L’EQUIPE

1 Cadre de santé

2 agents administratifs

 

LIAISONS HIERARCHIQUES

HIERARCHIQUE DIRECT (N+2) : Cadre supérieur de santé

HIERARCHIQUE DIRECT (N+1) : Cadre de santé

FONCTIONNELLES

L’équipe de la Direction des Soins, la Direction des Ressources Humaines, les équipes d’encadrement paramédical des services et des DMU, les administrateurs de garde, les directions fonctionnelles, les services administratifs, logistiques et techniques, l’équipe de suppléance, les étudiants infirmiers effectuant des vacations, les entreprises de travail temporaire, les apprentis et les candidats. 

Le poste

Poste à pourvoir pour le : 15/06/22

 

DATE DE MISE A JOUR

24/05/2022

INTITULE DU POSTE: Agent administratif au Bureau des remplacements

METIER: Agent administratif

CODE METIER: 45S20

GRADE: Adjoint administratif/ Aide-soignant

 

ACTIVITES

L’Agent administratif au Bureau des remplacements veille à la gestion des remplacements et à la répartition des ressources sur l’ensemble des services. De ce fait, il met en œuvre les modalités de fonctionnement et de gestion des remplacements définies au sein de la Direction des soins et des activités paramédicales (DSAP).

 

Activités principales :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du Bureau des remplacements

- Identifier, analyser et prioriser les demandes de remplacements

- Organiser les affectations de l’équipe de suppléance

- Répondre aux sollicitations des agents de l’équipe de Suppléance

- Alerter la hiérarchie et les services sur les situations problématiques

- Réaliser la commande et le suivi des prestations de personnels intérimaires

- Accompagner les vacataires dans la constitution du dossier administratif et en assurer la transmission à la Direction des Ressources humaines

- Enregistrer les mouvements de personnels intervenus durant les gardes

 

Activités complémentaires :

- Participer aux réunions d’équipe et rédiger les comptes rendus

- Assister l’encadrement dans la planification des temps de travail des agents de la Suppléance

 

QUOTITE DE TRAVAIL

100%

 

HORAIRES DE TRAVAIL

7h30, du lundi au vendredis sauf week end et jours fériés (9h-16h30 et 10h30-18h)

 

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL

Risques professionnels liés aux activités administratives

 

SURVEILLANCE MEDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur, être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

 

Le profil

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS

- Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations

- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations

- Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité

- Travailler en équipe, rigueur et disponibilité

- Maitriser les outils bureautiques

Com et transmissions

 

CONNAISSANCES ASSOCIEES

- Excel, Outlook: utilisation quotidienne

- Word : utilisation ponctuelle

- Navigation intranet : utilisation régulière

Applications APHP : Gestime, Artemihs

 

PRE-REQUIS

- Connaissance de l’hôpital, de son organisation en Départements Médico-Universitaires et des métiers

- Discrétion professionnelle

- Sens de l’organisation, ponctualité

- Aisance dans les situations de communication