Vous assistez la directrice de soins et le Coordonnateur Médical dans leurs différents travaux relatifs à l’organisation, la gestion et la démarche d’amélioration continue de la qualité du pôle. Vous assurez le rôle de relais de la communication interne au sein des différents services du pôle et la communication au sein du GHPSJ

Missions principales :

1. Assurer l’organisation, la préparation des différentes réunions du pôle, rédiger et diffuser des comptes rendus
2. Collaborer à la gestion des remplacements sur le pôle et plus largement à la gestion RH du pôle en lien avec la directrice de soins, faire le lien avec l’encadrement et avoir un rôle de facilitateur
3. Suivre les process de recrutement sur SmartRecruiters en collaboration avec la directrice de soins et la chargée RH.
4. Organiser les entretiens de recrutements, MBO pour la directrice de soins.
5. Coordonner, avec l’encadrement, médecins, assistantes médicales des spécialités, la gestion documentaire du pôle, veiller à la mise à jour des documents et s’assurer de la diffusion dans les logiciels de gestion documentaire ENNOV, Ensemble (SAU), DxCARE et Graph 2000
6. Collaborer à la mise en place des projets et en assurer le suivi (logistique, communication…)
7. Diffuser les indicateurs du pôle (quantitatifs et qualitatifs), et mise à jour des tableaux de bord (Esatis, activité CHM).
8. Collaborer avec la directrice de soins à la gestion des ressources humaines (Points effectifs).
9. Organiser et préparer les commissions de validation des compétences en lien avec les cadres, la directrice de soins et les RH
10. Concevoir les supports de communication et veiller à la transmission des informations du pôle
11. Anticiper et participer à l’accueil des nouveaux salariés et assurer la gestion des accès informatique.
12. Coordonner sur le pôle, la gestion des stages
13. Participer à la coordination de projets/mettre en œuvre des actions de communication/organiser un évènement
14. Participer à la préparation des évènements institutionnels (Forum des organisation innovantes, Salons forum de recrutements, Réunion DG…)
15. Commander les fournitures de bureau de la coordination et de la chambre mortuaire.
16. Participer à la gestion de la chambre mortuaire.

Logiciels : 

Autre que les logiciels bureautiques,

Connaissance des logiciels métiers (DxCare, Opéra, Octime…)