Chargé de mission-Accueils & secrétariats médicaux
L'établissement
Chargé de Mission - Digitalisation du parcours patient
Pilotage de la performance des accueils et des secrétariats médicaux H/F
Direction Générale
CDD d’un an renouvelable
Temps plein
Dès que possible
I. Présentation générale du CHU
Composé d’environ 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.
II.
Pilotage de la performance des accueils et des secrétariats médicaux H/F
Direction Générale
CDD d’un an renouvelable
Temps plein
Dès que possible
I. Présentation générale du CHU
Composé d’environ 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.
II.
Le poste
Poste proposé
- Missions générales
Le (la) chargé(e) de mission contribue à l’amélioration continue du parcours patient en portant les projets de digitalisation et en développant des tableaux d’indicateurs relatifs au fonctionnement des secrétariats médicaux et des accueils administratifs des usagers :
- Déploiement des projets de digitalisation
-
- Conduire les projets de digitalisation du parcours patient selon les objectifs institutionnels et accompagner les équipes en proximité dans le déploiement des projets, en particulier sur les projets suivants : prise de rendez-vous en ligne, pré-admissions en ligne, reconnaissance vocale
- En lien avec le déploiement de la prise de rendez-vous en ligne, mener une réflexion sur l’organisation du process de prise de rendez-vous
- Garantir la coordination des acteurs impliqués (médecins, secrétaires, directions) et être en lien étroit avec la Direction du système d’information
- Elaborer des plans d’action, plannings, feuilles de route et indicateurs de suivi afin de planifier, suivre et mesurer les différentes étapes des projets conduits
- Préparer et animer les groupes de travail et rédiger les comptes-rendus
-
- Réalisation et suivi de tableaux d’indicateurs
-
- Concevoir, produire et actualiser des tableaux de bord relatifs :
-
- A l’activité des secrétariats médicaux (tâche téléphonique, traitement des comptes-rendus médicaux, délais de prise de rendez-vous, % d’occupation des vacations médicales, déprogrammations...)
- A l'activité des accueils administratifs des usagers (flux, files d'attente, nombre d’anomalies de facturation…)
-
- Fournir des analyses régulières aux pôles concernés pour le pilotage stratégique et opérationnel
-
- Nature du contrat et des conditions de recrutement
-
- Le poste est à pourvoir dès que possible, sur un grade adjoint des cadres (catégorie B).
- CDD d’un an renouvelable une fois
- Rémunération indiciaire (grille) : de 26K€ à 29K€ (indicatif sur une première expérience avérée jusqu’à une expérience de 10 ans sur des fonctions similaires)
-
- Quotité de temps de travail
Temps plein
Horaires au forfait cadre
III.
Département du lieu de travail : 86
Ville : Poitiers
- Missions générales
Le (la) chargé(e) de mission contribue à l’amélioration continue du parcours patient en portant les projets de digitalisation et en développant des tableaux d’indicateurs relatifs au fonctionnement des secrétariats médicaux et des accueils administratifs des usagers :
- Déploiement des projets de digitalisation
-
- Conduire les projets de digitalisation du parcours patient selon les objectifs institutionnels et accompagner les équipes en proximité dans le déploiement des projets, en particulier sur les projets suivants : prise de rendez-vous en ligne, pré-admissions en ligne, reconnaissance vocale
- En lien avec le déploiement de la prise de rendez-vous en ligne, mener une réflexion sur l’organisation du process de prise de rendez-vous
- Garantir la coordination des acteurs impliqués (médecins, secrétaires, directions) et être en lien étroit avec la Direction du système d’information
- Elaborer des plans d’action, plannings, feuilles de route et indicateurs de suivi afin de planifier, suivre et mesurer les différentes étapes des projets conduits
- Préparer et animer les groupes de travail et rédiger les comptes-rendus
-
- Réalisation et suivi de tableaux d’indicateurs
-
- Concevoir, produire et actualiser des tableaux de bord relatifs :
-
- A l’activité des secrétariats médicaux (tâche téléphonique, traitement des comptes-rendus médicaux, délais de prise de rendez-vous, % d’occupation des vacations médicales, déprogrammations...)
- A l'activité des accueils administratifs des usagers (flux, files d'attente, nombre d’anomalies de facturation…)
-
- Fournir des analyses régulières aux pôles concernés pour le pilotage stratégique et opérationnel
-
- Nature du contrat et des conditions de recrutement
-
- Le poste est à pourvoir dès que possible, sur un grade adjoint des cadres (catégorie B).
- CDD d’un an renouvelable une fois
- Rémunération indiciaire (grille) : de 26K€ à 29K€ (indicatif sur une première expérience avérée jusqu’à une expérience de 10 ans sur des fonctions similaires)
-
- Quotité de temps de travail
Temps plein
Horaires au forfait cadre
III.
Département du lieu de travail : 86
Ville : Poitiers
Avantages
- Reprise d'ancienneté
- Chèques cadeaux
- Chèques vacances
- Place en crèche
- Primes
- Restauration d'entreprise
- Prise en charge des transports
Le profil
Profil recherché
- Diplôme et formation requis
-
- Bac +2 ou expérience professionnelle confirmée dans la gestion de projets
- Expérience en gestion de projets, transformation numérique, accompagnement au management
-
- Compétences et qualités requises
? Savoirs :
- Gestion de projet et conduite de projet : niveau EXPERT requis
- Maitrise des outils d’analyse des données (Excel avancé, Powerpoint etc) : niveau EXPERT requis
- Une connaissance des logiciels institutionnels serait un atout (Télémaque, Dic’t, Pastel, Digihosp)
- Compréhension des enjeux de pilotage de l’activité
- Accompagnement au management
? Savoir-faire :
- Réalisation de diagnostics organisationnels
- Conduite d’entretiens / observations terrain
- Elaboration de tableaux de bord et d’indicateurs : niveau EXPERT requis
- Animation de groupes de travail
- Rédaction de synthèses, notes et comptes-rendus
? Savoir-être :
- Rigueur, sens de l’analyse, rendre compte, sens de l’organisation
- Autonomie et proactivité
- Aisance relationnelle et posture collaborative
- Capacité à fédérer autour de projets transversaux
- Sens du service public et des usagers
IV. Renseignements complémentaires
- Rattachement hiérarchique : Direction de l’appui à la stratégie et à la performance des parcours patients - Département de la coordination et de la transformation des fonctions médico-administratives
- Liens fonctionnels :
- ? Département du suivi budgétaire et du contrôle de gestion
? Département du pilotage de la facturation et des frais de séjours
? Département de la performance des parcours patients
? Direction du système d’information
? Directions fonctionnelles
? Coordinatrices des secrétariats médicaux
? Chefs de pôle et chefs de service
? Médecins
? Cadres supérieurs de santé et cadres de santé des pôles
? Partenaires extérieurs : ANAP, autres établissements sanitaires et médico-sociaux
Le CHU de POITIERS s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion. Nos offres d’emplois sont ouvertes en personnes en situation d’handicap conformément à l’article L1132-1 du code du travail.
Pourquoi rejoindre le CHU de POITIERS ?
- Faire preuve d’un engagement fort au sein d’une structure hospitalière publique
- Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de hautes qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux.
- Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des RPS, service social du personnel.)
- Accès à l’ensemble du plan de formation institutionnel
- Offre diversifiée de restauration (Food truck, self)
- Jardins et espaces verts/ parking gratuit/ réseau covoiturage
- Accès au CE/CGOS : vacances à prix réduits, tarifs préférentiels sur des spectacles, places de cinéma, chèques cultures, CESU, prestations sociales, chèques vacances…
V. Démarches à effectuer pour postuler
Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame GRANET Emilie - Directrice adjointe de la coordination médico-sociale, par téléphone au 05.16.60.40.85
Déposez dès maintenant votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le site web du CHU de Poitiers, rubrique « Le CHU recrute », la date limite de dépôt est le 18 janvier 2026.
Ref : C110O94445
- Diplôme et formation requis
-
- Bac +2 ou expérience professionnelle confirmée dans la gestion de projets
- Expérience en gestion de projets, transformation numérique, accompagnement au management
-
- Compétences et qualités requises
? Savoirs :
- Gestion de projet et conduite de projet : niveau EXPERT requis
- Maitrise des outils d’analyse des données (Excel avancé, Powerpoint etc) : niveau EXPERT requis
- Une connaissance des logiciels institutionnels serait un atout (Télémaque, Dic’t, Pastel, Digihosp)
- Compréhension des enjeux de pilotage de l’activité
- Accompagnement au management
? Savoir-faire :
- Réalisation de diagnostics organisationnels
- Conduite d’entretiens / observations terrain
- Elaboration de tableaux de bord et d’indicateurs : niveau EXPERT requis
- Animation de groupes de travail
- Rédaction de synthèses, notes et comptes-rendus
? Savoir-être :
- Rigueur, sens de l’analyse, rendre compte, sens de l’organisation
- Autonomie et proactivité
- Aisance relationnelle et posture collaborative
- Capacité à fédérer autour de projets transversaux
- Sens du service public et des usagers
IV. Renseignements complémentaires
- Rattachement hiérarchique : Direction de l’appui à la stratégie et à la performance des parcours patients - Département de la coordination et de la transformation des fonctions médico-administratives
- Liens fonctionnels :
- ? Département du suivi budgétaire et du contrôle de gestion
? Département du pilotage de la facturation et des frais de séjours
? Département de la performance des parcours patients
? Direction du système d’information
? Directions fonctionnelles
? Coordinatrices des secrétariats médicaux
? Chefs de pôle et chefs de service
? Médecins
? Cadres supérieurs de santé et cadres de santé des pôles
? Partenaires extérieurs : ANAP, autres établissements sanitaires et médico-sociaux
Le CHU de POITIERS s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion. Nos offres d’emplois sont ouvertes en personnes en situation d’handicap conformément à l’article L1132-1 du code du travail.
Pourquoi rejoindre le CHU de POITIERS ?
- Faire preuve d’un engagement fort au sein d’une structure hospitalière publique
- Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de hautes qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux.
- Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des RPS, service social du personnel.)
- Accès à l’ensemble du plan de formation institutionnel
- Offre diversifiée de restauration (Food truck, self)
- Jardins et espaces verts/ parking gratuit/ réseau covoiturage
- Accès au CE/CGOS : vacances à prix réduits, tarifs préférentiels sur des spectacles, places de cinéma, chèques cultures, CESU, prestations sociales, chèques vacances…
V. Démarches à effectuer pour postuler
Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame GRANET Emilie - Directrice adjointe de la coordination médico-sociale, par téléphone au 05.16.60.40.85
Déposez dès maintenant votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le site web du CHU de Poitiers, rubrique « Le CHU recrute », la date limite de dépôt est le 18 janvier 2026.
Ref : C110O94445
Processus de recrutement
1 ère étape : Entretien téléphonique avec le service RH
2 ème étape : Entretien physique
3 ème étape : Accueil et intégration du candidat
