Responsable des admissions

Centre Hospitalier De Rambouillet

  • 5/7, rue Pierre et Marie CURIE, 78120 Rambouillet, Ile de France
  • Autre
  • 07/04/2021

L'établissement

Le Centre Hospitalier de Rambouillet est un établissement public de santé de proximité (35 mn de la gare PARIS-Montparnasse), implanté dans le sud-ouest francilien dans une zone semi-rurale mais également de type « grande couronne parisienne », caractérisée par un habitat clairsemé et une évolution démographique positive. La zone d'attractivité de l'établissement couvre le Sud du département des Yvelines et déborde sur les communes limitrophes de l'Eure-et-Loir et de l'Essonne, soit une population d’environ 210 000 habitants.
Présentation des services : nombre de lits, effectifs, budget …

L’établissement propose une offre de soins MCO complète avec 130 lits de médecine, 30 lits de chirurgie et 24 lits d’obstétrique. En plus de ces capacités d’hospitalisation complète, l’établissement développe une offre importante en ambulatoire (15 000 séjours/an) et en consultation (47 000/an).

L’établissement est bien ancré dans son territoire avec un service d’Urgences qui compte 43 000 passages et une maternité qui accueille 1 600 naissances par an. Il développe des filières de soins avec ses partenaires du GHT 78-Sud (avec par exemple la prise en charge des AVC sur site avec recours à l’expertise des praticiens de Versailles grâce à des outils de télé-médecine), ainsi qu’avec les autres offreurs de soins du territoire (HAD, SSR et médecine de ville).

Le poste

Fonction :
Responsable des Admissions et de la Facturation

Position dans la structure :

?liaisons hiérarchiques
Poste rattaché au Directeur-Adjoint chargé des Opérations, des Finances et du Système d’Information.
Le responsable des admissions a autorité hiérarchique sur l’ensemble des agents du service.

?liaisons fonctionnelles
L’ensemble des services de l’Etablissement, les Directions Fonctionnelles, le DIM, les Assistantes Sociales, la Trésorerie de l’Etablissement, le service informatique, les organismes extérieurs, diverses administrations.

Missions générales :
L’attaché d’administration a la charge d’organiser l’accueil des usagers et la prise en charge administrative des séjours hospitaliers et des actes et consultations externes en vue d’une facturation de qualité.
Il veille à la bonne application de la réglementation dans le domaine de l’Admission et de la Facturation des soins aux patients et assure le pilotage technique de la GAP.
L’attaché d’administration s’engage dans une démarche proactive d’amélioration de la qualité de la facturation et du développement des recettes.

Missions permanentes :
Le Responsable du Bureau des Admissions-Facturation encadre l’équipe des agents chargés des admissions. Avec l’adjoint des cadres, il définit et met en œuvre l’organisation du service des admissions (gestion des Plannings), il veille à la bonne répartition et application des tâches au sein de l’équipe. Il évalue annuellement et élabore le plan de formation des agents au regard des objectifs du projet de service, lui-même en lien avec le Projet d’Etablissement. Il veille particulièrement à la mise à niveau de son équipe dans le cadre des évolutions technologiques des logiciels de facturation.

En étroite collaboration avec le médecin DIM en charge de l’information médicale, il veille à mettre en œuvre les procédures d’identito-vigilance définies par le groupe identito-vigilance. Il co-pilote la cellule identitovigilance.

En collaboration avec le médecin DIM et le contrôle de gestion, il analyse les données d’activité et de facturation afin d’identifier et de mettre en œuvre les pistes d’optimisation des recettes en lien avec l’ensemble des services.

Il contrôle la qualité de l’accueil ainsi que de l’information délivrée aux usagers.
Il assure les suivis de la facturation, et un contrôle quotidien de de la qualité et de l’exhaustivité des données médico-administratives.
Il supervise le suivi quotidien des interfaces et le traitement des anomalies.

Il contribue à l’optimisation du fonctionnement du service et de la chaine de recettes, notamment sur les admissions en non-valeur.
Il contribue au déploiement des projets : déploiement des préadmissions, fluidification du parcours patient, ROC …

Il est le référent de l’application informatique de Gestion Administrative du Patient, et assure le paramétrage des applicatifs informatiques et les tests des nouvelles versions.
Il assure une veille juridique sur les nomenclatures utilisées en collaboration avec le DIM et les services concernés, et met en œuvre les évolutions règlementaires.

Il supervise le règlement des litiges et contentieux et la régie.


III – PRESENTATION DU SERVICE OU L’ATTACHE VA EXERCER

Le bureau des Admissions est chargé de l’accueil des patients, de la prise en charge de leurs données d’identification et d’ouverture de droit afin de pouvoir constituer leur dossier administratif permettant la facturation. Le Bureau des Admissions travaille sur un logiciel de Gestion Administrative du Patient (GAP) : Cpage.

Le bureau des admissions compte 17 agents, dont un adjoint des cadres, répartis en 4 antennes (2 sur le plateau de consultation, 1 au service d’imagerie et 1 aux urgences). Le poste a donc une très forte composante managériale.

Le profil

Connaissances particulières requises/prévues :

Ce poste requiert une connaissance minimum de la réglementation en matière de prises en charge du patient ainsi que la volonté de développer ses compétences en la matière (l’établissement peut proposer une offre de formation adaptée au profil du candidat)

Qualités professionnelles requises / prévues :

Techniques :
Connaître la réglementation en matière d’assurance maladie, de financement de l’hôpital, principes de gestion des ressources humaines
Maîtriser les règles de codage et de codification (nomenclatures)
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, BO)
Assimiler les connaissances du système d’information interne et des outils de gestion
Relationnelles :
Sens de l’écoute et du dialogue : animer et mobiliser une équipe, gérer les situations conflictuelles
Sens du service public et sens du contact avec les usagers
Fixer des objectifs et évaluer les résultats,
Organisationnelles : avoir synthétiser et analyser des informations, élaborer des tableaux de bord
Faire preuve de rigueur et de méthode
Savoir prendre des initiatives, être force de proposition

Contraintes et avantages liés aux postes :

Base 39 h / semaine de la Fonction Publique Hospitalière – droits à RTT de 19 jours.