Secrétaire de Direction pôle D2AL H.F

Les Hôpitaux De Saint-maurice

  • 12-14 Rue Du Val D'osne, 94410 Saint-Maurice, Ile de France
  • CDI
  • 29/05/2022

L'établissement

Idéalement situés aux portes de Paris en bordure du bois de Vincennes dans un cadre historique et verdoyant, les Hôpitaux de Saint-Maurice (HSM) – établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire 94 Nord - sont dédiés aux soins de suite et réadaptation adulte et enfant (filières neurologie, locomoteur et gériatrie), à la prise en charge en psychiatrie et pédopsychiatrie, à la gynécologie/ obstétrique/ néonatologie et au traitement de l’insuffisance rénale chronique. Ils emploient environ 2412 agents (dont 246 personnels médicaux).

Le site hospitalier basé à Saint-Maurice dispose également de structures extra-hospitalières sur les 1er, 2e, 3e, 4e, 11e et 12e arrondissements de Paris ainsi que dans 16 villes du Val-de-Marne.

L’établissement est aisément accessible : Bus 111-77-325-24 - Métro Ligne 8 Charenton-Ecoles -  A4 sortie Saint-Maurice – parking réservé aux agents.

Les HSM sont un hôpital à taille humaine engagé dans une dynamique collective : des projets innovants pour nos patients, un plateau technique spécialisé SSR performant, des équipes pluridisciplinaires, de nombreux groupes de travail transversaux, une attention particulière à la formation et à l’accueil des professionnels avec un tutorat infirmier, participation à de nombreux événements professionnels (colloques, conférences, séminaires…) et aux actions de prévention (semaine de la sécurité du patient, semaine du rein, SISM…), développement des actions d’enseignement, de recherche et de publications scientifiques

Pourquoi venir travailler aux Hôpitaux de Saint-Maurice ?

Les Hôpitaux de Saint-Maurice s'investissent dans le maintien et le développement des compétences de leurs professionnels, avec la mise à disposition chaque année d'un important calendrier de formations, l'accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels.

Une attention réelle est portée à la qualité de vie au travail : association sportive et équipements sportifs, commission de gestion des postes aménagés, dispositif d’accompagnement psychologique, prévention des risques professionnels, vie hospitalière rythmée par de nombreux événements conviviaux, culturels et sportifs.

Les HSM permettent d’accéder à la fonction publique hospitalière rapidement (politique de concours, mise en stage et concours promotionnels), bénéfice des revalorisations salariales des accords Ségur ; un recrutement direct en CDI est également possible pour certains métiers.

Les HSM offrent également des avantages sociaux à leur personnel : self à tarif subventionné, arbre de Noël, crèche hospitalière avec des horaires adaptés aux hospitaliers (150 berceaux), tickets restaurant pour les structures extra-hospitalières, et les prestations du CGOS (spectacles, vacances, sport, prestations diverses...).

En matière de logement, l’établissement est réservataire d’un parc de logements sociaux et a également accès à des logements intermédiaires pour ses agents. Depuis cette année, il propose également une solution de « co-living » à tarif modéré située à Saint-Maurice et destinée aux jeunes professionnels ainsi qu’aux agents en mobilité géographique.

Le poste

Secrétaire de Direction auprès de la Direction des Achats, de l’Approvisionnement et de la Logistique des Hôpitaux de Saint-Maurice

 

 

 

Poste proposé :          

Métier : Secrétaire de Direction                               

Contrat(s) : C.D.D. renouvelable – Détachement – Mutation

Liaisons hiérarchiques : Directeur Adjoint chargé des Achats, de l’Approvisionnement et de la Logistique

Liaisons fonctionnelles en interne :  

  • Ensemble des directions et services administratifs
  • Ensemble des pôles et services médicaux

 

Liaisons fonctionnelles en externe :  

  • Hôpitaux ; associations
  •  Administrations (mairie ; département ; région), Trésor Public
  • Fournisseurs, prestataires
  • Cabinets juridiques (office notarial ; cabinet d’avocats)

Structure de l’équipe :                       

  • 1 Secrétaire de Direction
  •  Gestionnaires achats, approvisionnements, logistiques
  • 2 responsables de service
  • 3 Attachés/Ingénieurs Hospitaliers
  • 1 Directeur Adjoint
  •                                                           

Localisation du poste :

  • Secrétariat de la D2AL – Bâtiment D2AL (bâtiment L, porte L1)
  •  

Conditions de travail :

Horaires : du lundi au vendredi : 8h30/16h10

Pause déjeuner : 30 minutes – accès aux 2 selfs

Ressources du poste :

Matériel : ordinateur – scanner – photocopieur – télécopieur

Bureautique : WORD – EXCEL – POWERPOINT - OUTLOOK

 

DESCRIPTION DU POSTE :

La Direction des Achats, de l’Approvisionnement et de la Logistique de l’établissement recrute un(e) secrétaire afin de traiter et d’organiser l’ensemble des informations administratives, les relations internes et externes du secrétariat, ainsi que des tâches spécifiques pour la Direction.

 

Mission générale : Assurer le secrétariat de la Direction des Achats, de l’Approvisionnement et de la Logistique

 

Missions permanentes déclinées en activités :

Assister le Directeur adjoint :

  • Réception, traitement, orientation des appels et courriels
  • Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda / planning (électronique)
  • Préparation et organisation des réunions institutionnelles et de service
  • Réalisations et mise à jour de tableaux de suivi de dossiers
  • Traitement, enregistrement, mise en forme et envoi des courriers

 

Favoriser l’accueil :    

  • Accueil physique et téléphonique, gestion des appels
  • Prise en charge des visiteurs (information et orientation)
  • Communication avec les services internes / externes à l’établissement
  • Identification des demandes des interlocuteurs internes / externes
  •  

Assurer la gestion des dossiers :

  • Gestion des Bons de Consultations Externe (CEx)                                                                                          
  • Gestion des contraventions et des Forfaits de post-stationnement
  • Aide à la gestion des régies
  • Aide aux gestionnaires du service

 

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Le profil

COMPETENCES ET QUALITES SOUHAITEES :

Formation : BTS Assistante de direction / Formation secrétaire médicale / BAC + 2 minimum

Expérience : Expérience significative dans un secrétariat de direction – Connaissance du milieu hospitalier appréciée

Connaissances particulières : Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, …)

 

Savoir-faire techniques / relationnels :

  • Maîtrise des outils bureautiques (gestion de fichiers)
  • Qualité rédactionnelle (maîtrise de l’orthographe, syntaxe)
  • Techniques de secrétariat (classement, archivage)
  • Usage des outils de communication (messagerie électronique)
  • Capacité relationnelle – techniques d’accueil
  • Travail en équipe

 

Qualités et aptitudes :

  • Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, courtoisie
  • Sens de l’organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle
  • Capacité d’adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d’urgence, résistance au stress
  • Capacité d’autonomie : sens de l’initiative, anticipation
  • Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion
  • Esprit d’équipe, polyvalence
  • Ponctualité, disponibilité