En tant que secrétaire de direction, vous êtes placé(e) directement sous la responsabilité du directeur de l’hôpital. Vous assistez l’ensemble des membres du comité de direction dans la gestion des tâches administratives courantes et vous avez une appétence pour la communication. Vous serez amené(e) à représenter la direction auprès de ses partenaires, et êtes donc garant(e) de la bonne exécution des règles de communication internes et externes déterminées par la direction de l’établissement.

VOS PRINCIPALES MISSIONS
Assistance administrative, technique et logistique du comité de direction

- Gestion et tri du courrier de la direction de l’hôpital,

- Organisation et gestion de l’agenda du comité de direction

- Accueil téléphonique et physique

- Préparation, accueil et suivi d’entretiens avec les salariés de l’hôpital : suivi de planning, préparation de convocations et suivi des rendez-vous

- Rédaction de réponses aux courriers d’usagers et des éventuelles plaintes réceptionnées.

- Rédaction et mise en forme de courriers à l’attention des salariés, des partenaires financiers et techniques, et tutelles financières de l’hôpital

- Rédaction et mise en forme de dossiers de demande de financement et de réponse aux appels d’offres

- Gestion de la qualité, autorisations, contractualisation

- Assurer le pilotage des échéances prévues par le CPOM et les autorisations d’activité de soins de l’établissement. Assurer la coordination et l’assistance à la rédaction de l’ensemble des dossiers d’autorisation.
- Participer à l’ensemble des instances pilotage de l’établissement pour en assurer le secrétariat courant : Comité de Direction, CME et toute réunion de pilotage, sur demande de la direction.
- Rédiger et diffuser les PV de ces différentes instances de pilotage
- Assurer un suivi administratif de la mise en œuvre des décisions auprès du directeur de l’hôpital.
- Mettre à jour les informations contenues dans les sites institutionnels (CERVEAU, ROR, TRAJECTOIRE...)
- Assistance en Ressources Humaines de l’équipe de Direction
- Recrutement – mobilité : organisation des RV de recrutement concernant les membres du comité de Direction
- Suivi mensuel de planning des personnels placés sous la responsabilité directe de l’équipe de direction.
- Organisation et prise de rendez-vous des entretiens annuels d’activité et des entretiens professionnels pour les membres du CODIR
- Préparation des plannings d’astreinte de l’établissement : cadres, médecins, personnels de direction.
- Suivi mensuel des heures de délégations et des formations IRP en lien avec l’équipe RH.

Formation : BAC/BAC + 2 : Secrétaire de direction

Connaissances et compétences :
- Bonne Maîtrise des outils informatiques : Pack Office, Messageries, Publipostage, Maitrise outils réseaux sociaux.
- Sensibilité pour le travail dans le secteur hospitalier et médico-social
- Qualités rédactionnelles demandées
- Bon relationnel et sens de la confidentialité
- Rigueur, Dynamisme, et implication

DETAILS DU POSTE
Statut : CDD (non cadre)
Avantages : CE, mutuelle à 60%, participation aux transports à 50%
Rémunération : Selon profil et grille interne (Convention collective FEHAP 51)
Date de début : Dès que possible

Intéressé(e) par le poste ? N'hésitez plus et postulez !

Merci d’adresser votre candidature à l’adresse mail suivante: hfb-recrutement@cognacq-jay.fr

Nous nous engageons à étudier TOUTES les candidatures reçues.

Vous souhaitez rejoindre un Hôpital à taille humaine et travailler dans un environnement agréable ? Alors c'est chez nous que vous trouverez votre bonheur !

Vous prenez soin de nos patients, nous prenons soin de vous. Adoptons ensemble la philosophie du « Care » !