Votre rôle est d'assurer les prises de RDV de consultation avec les chirurgiens de l'hôpital et les programmations d'hospitalisation des patients si cela est nécessaire. Vous serez également amené à programmer des journées de bilans pré-opératoires. Au-delà de la gestion administrative de la prise en charge du patient, vous serez un interlocuteur privilégié à l'écoute et rassurant pour les patients qui seront opérés. Vous serez la 3ème personne d'une équipe expérimentée qui saura vous accompagner dans votre formation.

 

Les missions :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients.

• Donner des rdv, déplacer les rdv en fonction des besoins des patients et des médecins.

• Numériser les dossiers des patients.

• Respecter les règles d'identitovigilance.

• Organiser le séjour à venir du patient.

• Planifier l'examen ou l'opération en utilisant l'ensemble des logiciels nécessaires et en respectant les règles et les priorités de programmation.

• Etre garant du suivi de la préadmission du patient pour un accueil optimum du patient le jour de son examen ou de son hospitalisation.

• Vérifier quotidiennement ses programmations et corriger les anomalies envoyées par le service de qualité.

• En cas de programmation urgente (moins de 48 heures), établir un lien prioritaire avec le cadre de l'unité d'hospitalisation, la gestion des lits et le bloc opératoire.

• Renseigner et rassurer le patient sur le déroulement du séjour.

• Transmettre aux patients tous les documents nécessaires à son information ainsi qu'à la préparation de son examen ou de son hospitalisation.

• Mettre à jour les outils de suivi de pilotage du service.

Qualifications

Diplômes et qualifications requises :

• Formation de Secrétaire Médicale (référentiel de métiers FEHAP)

• Organisation et bonne gestion des priorités

• Rigueur, assiduité, réactivité

• Sens de l’accueil et des relations humaines

• Sens des responsabilités

• Capacité d’adaptation et prise d’initiative

• Gestion du stress et capacité à faire face à une charge de travail

• Esprit d’équipe et bonne capacités relationnelles

Outils :

• Maitrise du Pack Office

• Maitrise des logiciels bureautiques utiles en milieu hospitalier : OPERA, DxCare, DX billing

 

Informations complémentaires

Un travail qui se déroule uniquement en semaine. L'amplitude horaire est de 7h par jour en commençant au plus tôt à 8h et se terminant au plus tard à 18h.

L'hôpital Saint Joseph dispose de  :

- "une bulle du personnel" qui vous permet à titre gracieux de bénéficier de séances d'hypnose, kinéthérapie...

- un lieu de restauration agréable et très accessible financièrement.

- plusieurs espaces verts

- un CE proposant de nombreux avantages

Le secrétariat de chirurgie vasculaire se situe dans des locaux qui ont été refaits à neuf en 2021.