Chargé(e) de l’Europe, suivi et archivage

Conseil Départemental De Mayotte

  • Place mariage, 97600 Mamoudzou, Appenzell
  • CDI
  • 02/12/2022

L'établissement

Direction/Service : Service fonds européens de la DGA PSFE

Mission ou orientation de la direction : Elle a pour mission la gestion des programmes de financement des fonds européens

 

Relations fonctionnelles :

A l’intérieur du service :

- Echanges permanents avec  son chef de service, les directeurs, le DGA

A l’intérieur de la collectivité :

- Echanges réguliers avec la Direction des affaires européennes et de la coopération régionale, la Direction Autorité de gestion lorsqu’elle sera créée, Dircom, Commande publique.

Avec les partenaires extérieurs :

- Relations fréquentes avec les services de l’Etat instructeur et l’autorité de gestion si nécessaire,

-  les services payeurs

Le poste

Identification du poste :

Intitulé du poste : Chargé(e) de l’Europe, suivi et archivage

Fonction : Chargé(e)de l’Europe, suivi et archivage

Le cadre d’emploi : Attachés

Grade : Attaché HCL, Attaché principal                                  - de catégorie : A

Filière : Administrative

Le positionnement du poste dans l’organisation : Rattaché au Coordinateur des fonds européens de la DGA PSFE

 

Résumé du poste :

Mission ou la finalité du poste : Il/elle assure le suivi des dossiers FEDER, et FSE présentés par les services, vérifie leur éligibilité aux aides publiques. Il/elle prépare les rapports, les délibérations et les documents contractuels, assure le suivi de l’exécution du projet subventionné.  Il/elle assure l’archivage des pièces demandées par l’autorité de gestion et le programme opérationnel, du dépôt jusqu’au paiement

 

Activités principales du poste :

- Construire les demandes de subvention

- Suivre la réalisation du projet et le versement des subventions

- Assurer un suivi de la programmation des fonds

- Assurer l’archivage des dossiers

- E-administration : dématérialisation des procédures

- Assister et conseiller sa hiérarchie

- Mettre en œuvre des outils pour l’exécution des actions et tâches du métier

 

Les particularités/contraintes du poste :

- Travail en bureau ; déplacements fréquents sur le territoire, Permis B exigé

- Rythme de travail souple

- Horaires irréguliers avec pics d’activité en fonction des obligations du service public

- Grande disponibilité

Savoirs socioprofessionnels

S’adapter, se former et évoluer :

- Lire de gros volume de documents

- Forte capacité d’adaptation et de réactivité (répondre aux urgences)

- Capacité de prendre des initiatives et d’établir une priorisation des tâches

- Capacité d’anticipation des évènements et des décisions

- Motivation et volonté personnelle d’évoluer professionnellement

- Aptitude à s’auto-former par empirisme et par la documentation

- Savoir travailler en mode projet

- Travailler en équipe et s’intégrer dans une culture commune de projet

- Développer le travail en réseau

Savoirs généraux

- Connaissance des institutions européennes et des instances nationales en charge des programmes et fonds européens

- Bonne maîtrise de la réglementation européenne

- Capacité de travail en équipe et en réseau

- Autonomie et prise d’initiatives

- Anticipation des évènements et des décisions

- Rigueur et sens de la responsabilité

- Sens du service public

- Assiduité et disponibilité

- Discrétion, retenue et respect de la confidentialité des informations

Le profil

PROFIL

- goût et aptitude au travail d’équipe,

- qualités d’écoute et d’animation,

- connaissance parfaite des spécificités du territoire,

- connaissance des pratiques locales s’agissant de l’éducation, des us et coutumes

- rigueur et disponibilité

 

Compétences pratiques requises :

Réceptionner, instruire les demandes de subvention

- Vérifier et classer des pièces administratives

- Vérifier la complétude des dossiers, leur recevabilité, leur éligibilité aux aides européennes

- Classer les dossiers en fonction des critères de sélection, calculer le taux d’aides publiques (européennes et nationales) et rédiger des rapports d’analyse pour chaque dossier

-Rédiger les actes officiels précédant et suivant les différentes étapes de validation des dossiers

 

Suivre la réalisation du projet et le versement des subventions

- Mettre en œuvre un dispositif de suivi des conventions, contrats, arrêtés,

- Suivre les bénéficiaires d’aides européennes dans la réalisation de leur projet, fichier, rédiger des rapports sur l’évolution du projet jusqu’à sa clôture

- Gérer les procédures de versement des aides publiques

- Assurer le suivi de la publicité des projets

 

Assurer un suivi de la programmation des fonds

- Gérer les procédures d’appel à fonds nationaux et européens

- Créer et gérer les tableaux de bords des réalisations, de l’évolution de la programmation et de la consommation des fonds : suivre le taux de dégagement d’office, rédiger des rapports

- Rédiger des rapports circonstanciels et des rapports annuels

- Transmettre les informations aux contrôleurs internes et externes

- Faire le suivi financier et en assurer l’interface avec l’unité de gestion

 

Assurer l’archivage des dossiers

- Créer un système d’archivage physique et numérique simple et accessible

- Classer et archiver les dossiers (toutes pièces incluses)

 

Assister et conseiller sa hiérarchie

- Sur toute la procédure d’instruction et proposer des améliorations

- Proposer les  modalités de mise en œuvre et de suivi des projets conventionnés

 

Mettre en œuvre des outils pour l’exécution des actions et tâches du métier

- Suivre  la réalisation des projets

- Suivre les programmes de financement FEDER et FSE

- Archiver

- Etablir une veille, proposer aux directions des opérations finançables dans le cadre des différents PO